A Cégkapu egy központi szolgáltatás, mely azt a célt szolgálja, hogy a gazdálkodó szervezetek és a hivatalos szervek az egymás közötti levelezésüket papíralap helyett ezen az elektronikus felületen tegyék meg. Minden cég 2017. augusztus 30-ig köteles regisztrálni, a cégkapu használata pedig 2018. január 01-től válik kötelezővé. A gazdálkodó szervezetek, így a bt-k, kkt-k, kft-k, nyrt-k és zrt-k, valamint az egyéni cégek, alapítványok, egyesületek, a kötelezettek cégkapu létrehozására. Egyéni ügyvéd, valamint szabadalmi ügyvivő e tevékenysége során cégkaput is használhat. Ebben az esetben a gazdálkodó szervezet alatt az egyéni ügyvédet, valamint a szabadalmi ügyvivőt kell érteni, aki a regisztrációnál a saját nevében jár el. Mindazonáltal egyéni vállalkozók nem nyithatnak cégkaput.

A cégkapu létrehozásához szükséges, hogy a társaság (legalább egy) ügyvezetője rendelkezzen ügyfélkapuval. Amennyiben ilyennel, a tagok közül senki sem rendelkezik, első lépésben el kell végezni a személyes ügyfélkapu regisztrációt, melyhez az bármelyik okmányirodában, kormányhivatali ügyfélszolgálati irodában, adóhatóság ügyfélszolgálatán vagy külképviseleten ügyfélkapus azonosítót szükséges létrehozni. Az azonosító létrehozásához e-mail cím, személyi igazolvány, illetve adókártya szükséges. A regisztráció során a hivatalban egy felhasználónevet és az email címet kell megadni, melyre egy ideiglenes jelszót küldenek, amit az első belépéskor meg kell változtatni. A hivatalban kapott felhasználónév, a módosított jelszó és az email cím birtokában lehet megkezdeni a cégkapu regisztrációt.

A cégkapu regisztrációhoz elsősorban elő kell készíteni az ügyfélkapus felhasználói nevet és jelszót, a szervezet adószámát, illetve a cégkapu email címét, majd megkezdődhet a regisztráció. Minden ügyvédi praxis esetén regisztrálni kell a cégkapura, hiszen a perkaput ez az új felület váltja fel, így nem a személyes ügyfélkapun keresztül kerülnek közlésre a jövőben az ügyvédi peres értesítések.  Fontos szem előtt tartani, hogy ügyvédi cégkapu létesítés esetén szükség van a kamara által elektronikus iratként kiadott (vagy szkennelt), irodára vagy az ügyvédre vonatkozó kamarai bejegyző végzésre, illetve ha iroda esetén az előbbiek mindezt nem tartalmazzák hatályosan, akkor a képviseleti jogot igazoló más irat, pl. aláírási címpéldány vagy kamarai igazolás arról, hogy az iroda a kamarai nyilvántartásban létezik. A kamarai igazolást az elektronikus ügyintézési felületen az „Igazolások” menüpont alatt lehet igényelni.

Ezt követően a rendszer a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) felületre irányít át, ahol kiválasztható, hogy a regisztráció során melyik módszerrel kívánja az ügyfél azonosítani magát, itt érdemes az „Ügyfélkapu” azonosítási módot választani. A következő lépésben a rendszer visszairányít a Cégkapu regisztrációs felületére, ahol az általános szerződési feltételek elfogadása után a “Cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezet” feliratra kell kattintani. Az előugró ablakban be kell jelölni a cégképviseleti jogosultság meglétét, valamint hozzájárulást kell adni ennek ellenőrzéséhez. Ezután meg kell adni a képviselt cég adószámát, valamint a használni kívánt cégkapus email címet. A regisztrációs eljárás következő lépéseként a rendszer a „cégkapu megbízott” személy adatait mutatja, vagyis annak a személyét, aki ennek a speciális tárhelynek az adminisztratív kezelője, a működtetési felelőse. Ugyanezen felületen történik meg a cégkapu email címének a Rendelkezési Nyilvántartás (RNY) rendszerbe történő bejegyzésének jóváhagyása is. Sikeres regisztrációt követően a rendszer egy azonosító számot generál és arról visszaigazolást küld a cégkapus email címre. Elképzelhető, hogy rendszerhiba jelentkezik, ilyen esetben javasolt kilépni, majd 5-10 perc múlva megismételni a műveleteket.

Az újonnan alakult gazdálkodó szervezetek a nyilvántartásba vételüket vagy (a nyilvántartásba vételre nem kötelezetteknek) létrehozásukat követő nyolc napon belül kötelesek cégkapus regisztrációt tenni, ám erre a nyilvántartásba vétel előtt is joguk nyílik. 2017. december 31-ig nem számíthat szankcióra a bejelentési kötelezettségét időben nem teljesítő gazdálkodó, azonban a türelmi idő lejárta után a mulasztó cégeknek hatósági ellenőrzésre és felügyeleti eljárásra is számítaniuk kell.

Forrás:

Budapesti Ügyvédi Kamara

Szerk.: Pató Viktória Lilla